Virtuelle Assistenz

Always at your service

Virtual Assistance steht für ein modernes Outsourcing Konzept, das es Ihnen ermöglicht gezielt einzelne, kleinere Aufgaben an eine fachlich qualifizierte virtuelle Assistenzperson zu delegieren.

Unsere Virtual Assistance Services im Überblick

  1. Was ist eine virtuelle Assistenzperson?
  2. Was sind die Vorteile einer VA-Person?
  3. Wie funktioniert das VA-Konzept genau?
  4. Welche Aufgaben übernimmt eine VA-Person
  5. Was qualifiziert unsere VA-Personen?

Was ist eine VA-Person (VAP)

Eine virtuelle Assistenz Person ist, wie der Begriff bereits andeutet, eine real existierende Person, die Sie bei der Erledigung Ihres Tagesgeschäfts unterstützt. Eine VA-Person (englisch auch: Virtual Assistant) ist demnach also keine künstliche Intelligenz irgendeiner Art, wie man sie (in primitiver Form) zum Beispiel von Chat-Robotern auf Websites kennt. VA-Personen können, ähnlich wie andere freiberuflich Tätige Personen, je nach Bedarf für bestimmte Aufgaben engagiert werden. Anders als gewöhnliche Freelancer, bieten VA-Personen, Ihre Dienstleistungen aber ausschliesslich virtuell an, was zwar einige Einschränkungen bezüglich der Art der Aufgaben mit sich bringt, aber unterm Strich mit sehr vielen Vorteilen verbunden ist.

Vorteile des VA-Konzepts

✔ Keine zusätzlichen Büroarbeitsplätze oder IT-Mittel erforderlich
✔ Kostensicherheit
✔ Grosse Auswahl verschiedener Qualifikationsprofile und Stufen
✔ kein administrativer Aufwand (z. B. Lohnbuchhaltung)
✔ keine Anpassungen Ihres internen Stellenplans oder Ihrer FTE
✔ Genau das richtige Know-How zur richtigen Zeit
✔ 100% zeit- und ortsunabhängige Dienstleistungen

Wie funktioniert das Virtual Assistance Konzept?

Unser VA-Konzept funktionier denkbar einfach. In nur drei Schritten erhalten auch Sie ihre persönliche virtuelle Assistenz Person

Schritt 1 – Auftrag beschreiben
Schicken Sie uns eine möglichst genaue Beschreibung der Aufgaben, die Sie an Ihre VAP delegieren möchten.

Schritt 2 – Auftragsdatenblatt (ADB) prüfen und freigeben
Basierend auf Ihrem Beschrieb erstellen wir ein Auftragsdatenblatt inkl. einer Präzisierung der zu erstellenden Ergebnisse und einer verbindlichen Kostenschätzung

Schritt 3 – Auftrag ausführen lassen
Ihr Auftrag wird, wie im ADB vereinbart, ausgeführt. Nach Beendigung des Auftrags und Ihrer Abnahme der Ergebnisse, erhalten Sie die Rechnung in elektronischer Form. Administrative Aufwände für Lohnbuchhaltung o. ä. gibt es für Sie nicht.

Welche Aufgaben übernimmt eine VA-Person

Den möglichen Aufgaben, die an eine VA-Person delegiert werden können, sind fast keine grenzen gesetzt. Limitiert werden diese lediglich durch den Umfang der Aufgabe und die Qualifikationen der VA-Person selbst. So sollte die zu delegierende Aufgabe, einen Workload von 1 bis 2 Personentagen (dies entspricht etwa 12 bis 16 Stunden) nicht übersteigen und ohne Kenntnisse innerbetrieblicher Besonderheiten durchführbar sein.

Hier finden Sie einige Beispiele für typische Aufgaben, die Sie an eine VA-Person delegieren können:

  • Verfassen journalistischer Zeitungs- u. Blogartikel sowie Rezeptionen
    • inkl. Besuch kultureller oder sozialer Ereignisse (z. B. Konzerte o. Theaterstücke)
    • inkl. Durchführung von Interviews
  • Durchführung und Dokumentation von Recherchen
  • Erstellung und optische Aufbereitung elektronischer Vorträge und Schulungsunterlagen
  • Erstellung individueller Video-Tutorials einzelner Features für gängige Office-Anwendungen
  • Mithilfe bei Planung und Durchführung von Telemeetings / Webinaren
    • Terminplanung
    • Versenden von Einladungen
    • Chat-Monitoring während
  • Diverse administrative Tätigkeiten
  • Lektorat geisteswissenschaftlicher oder IT-technischer Papers (Deutsch)
  • Computer Support (z. B. Installation von Software o. Problemlösung)
  • Zweitmeinung zu Offerten Dritter
  • Bereinigung, Aufbereitung, Darstellung und Analyse elektronischer Datenbestände (z. B. Microsoft Excel inkl. Pivot-Tabellen, Microsoft Power BI, Microsoft SQL)
  • und vieles mehr

Welche Qualifikationen können unsere VAs vorweisen?

Alle unsere VA-Personen verfügen über eine höhere berufsqualifizierende Ausbildung auf Niveau EFZ, Bachelor oder Master und über mehrjährige Berufserfahrung im akademischen Bereich oder der öffentlichen Verwaltung. Nach dem Prinzip des lifelong learning, erweitern unsere VA-Personen ihr Wissen kontinuierlich, sodass auchunser Know-How Portfolio ständig wächst. Aktuell umfasst dieses, Wissen in den folgenden Disziplinen und Niveaus:

  • Musikwissenschaft (Niveau MA)
  • Geschichtswissenschaft (Niveau MA)
  • Wirtschaftsinformatik (Niveau BSc)
  • Informatik (Niveau EFZ)
  • Umweltwissenschaft (Niveau Uni-Zertifikat)
  • Philosophie (im Aufbau)
  • Digital Humanities (im Aufbau)

Gut zu Wissen:

  • Alle unsere VA-Personen leben und arbeiten in der Schweiz und sprechen Deutsch als Muttersprache
  • Ihre Aufträge werden nicht ins kostengünstigere Ausland delegiert
  • Sie lernen Ihre VA-Person vor Auftragserteilung via Videotelefonie persönlich kennen und erhalten einen vollständigen Lebenslauf der jeweiligen Person